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商業智慧

精華彙整【達人說書會×小企行銷讀書會】10人以下團隊如何管理的四大要素

如何管理10人以下的小公司?

《10人以下團隊如何管理》的繁體版叫《主管不用做到死,下屬績效也能百倍奉還的用人術》主要的內容講述,小公司的經營時,常會遇到十人以下的團隊,這時在管理上的想法,跟大公司裡面的方式,就會有不同的需求以及考量點。

通過這本書針對一個又一個的問題切開來探討,也就是當你碰到問題時,能夠依循著相關的思路來思考。

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■經營者的管理手冊
這次由達人讀書會幫主黃豐盛(Alan)來為我們解讀,分別從書裡的重要章節來提煉分享,以及邀請參與者一起解析這本書的核心概念,還有我們在此次讀書會上的啟發。

導讀這本書籍時,每篇章節都能個別拆開來閱讀,也就是有針對性的來學習。當管理者遇到問題時,就能夠通過目錄頁來搜尋,哪個章節的內容,是你需要調整,讓你當成一本管理手冊來看。

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【人才策略】人才需求的釐清與應用

■優秀主管的職責
這本書一開始提到「主管是什麼?」。作者對此的定義是「通過部屬來實現經營目標的人」,也就是主管不用動手,透過部屬來完成營業目標,這樣你才配得上主管。

這也點出主管在創業時,認為什麼都會做,所以就會直接下去干預部屬的執行,但這也影響到部屬解決問題的能力。

也就是說,管理者要能夠克制住自己動作做的想法,而是轉向思考,如何引導他人來完成事情。讓管理者能夠膨出更多的時間與精力,去專注在更重要的事情上。

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■成為卓越管理者
為了落實這項行為結果,書裡面提供了四個面向讓我們來檢視現在的情況,也就是你主要投入大部分的時間在做哪件事情,接著反思,哪部分的事情需要增加,或是減少,轉向投入在發現部屬的興趣以及提升個人能力。

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■找出能走得久的團隊
了解主管主要的職責,以及該如何調整適當的比例來發揮部屬的能力後,接下來就是「找出培養的人才」。

Alan分享到,一開始創業時,彼此既是員工也是股東,但隨著創業時間愈來愈長,就發現,彼此的價值觀出現不合,以至於留下了缺憾。

這也就點出,經營團隊時,你所找的人是否有一致的信念與想法,是要一起做久,還是短期的賺錢,這些價值觀都會影響是否能走在一起,並且能走的久。

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■價值觀契合的重要性
「價值觀的契合」對於管理者來說,是非常重要的指標,因為當你認同公司的價值觀與部屬的價值觀契合時,才能共同的成長與發展。

但這時又會出現另一個問題,那就是價值觀不契合,但績效卻很傑出,就會出現留下人才有利於公司的業績,但是對公司未來的增長埋下了不確定性。
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■聚焦彼此利益點
書中從績效與價值觀這兩個面向來劃分成四個象限,針對這張圖來共討論,管理者在盤點完公司內的人才位置後,再來思考,不同象限的人,我們該以什麼樣的心態來面對。

當員工B只看利益,就容易變心,因為業務的技巧在他身上,或有可能把客戶帶走的風險。所以要想解決這方面的問題,需要在新人進來的時候確認彼此的價值觀走向,也就是專注在「各取所需」,並且達到公司需要的。

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■面談時的切入要點
例如,跟新進人才談論,在這一段時間,你在這裡會收穫到什麼,以及個人會有什麼樣的成長。同樣的在這段期間,對方也要達到公司給的要求。

新人進來時確認彼此的價值觀走向,也就是專注在「各取所需」,並且達到公司需。

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■成為球隊的同盟關係
這種關係的建立,如同《聯盟世代》裡面提到的雇傭關係,成為彼此的同盟者。這種關係,好比是球隊裡的簽約制,在簽約的時間裡,球員為球隊爭取到好的報酬,這也是球員對外面展現的業績履歷。

對於公司這方,就需要提出,假如你待了兩到三年後,想要達成什麼,也就是具備什麼樣的能力與經歷。

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【管理效率】管理效能精進的PDCA法

■面對問題時的思考方式
前面探討管理者的職責到,管理者在面對這些人才時,需要具備什麼樣的合作思維。

再來就是管理者常會面臨到許多突發的問題,這時身為管理者該如何從這些問題中抽絲剝解,找出解決的辦法。

書裡面就從「因果關係」來逐步拆解,主要分為三個階段:

第一階段:羅列公司的「可能」發生的問題
第二階段:分類問題的屬性,例如對人,對事情,對外部,還是內部來做劃分
第三階段:排列解決問題的優先順序,從資源效益的比例來思考,哪件事情的解決對於未來的影響效益最大,也就是以「80/20」法則來思考。

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■管理效率精進的PDCA法
管理者除了盤點解決事情的優先順序,還要針對「進行中」的專案,來進行檢視,最常應用的工具就是PDCA計畫表。

但這裡的應用更拆開成兩個部分,一部分對「人」;另一部分則是對「事情」。

也就是,在進行專案的檢討時,哪些是人可以調整的,哪些是制度管理層面需要調整的。

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【情境領導】運用相對應的領導模型

■情境領導模型
在十人以下的團隊裡管理人,最常出現主管自己來做,沒有實際幫助到團隊,所以前面就針對這個問題,提出管理者的核心職責。

另一方面,了解自己要帶部屬成長起來,給予相對的授權與指導,這時又會出現另一個問題點,「如何在適合的時機,給予合適的指導方式。」

為了解決這個問題,我們就需要從「情境領導模型」來探討,每位成員的能力與意願,現在在哪個現象裡,以及在各自的象限中,可以採取什麼樣的指導行為。

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■對應不同情境的部屬,運用相對應的領導模型
情境領導模型從兩個角度解析,一個是「意願」,另一個是「能力」以此劃分成四個象限。

第一階段指導型
針對第一階段:意願高能力低的人,就需要以「指導型」的方式來指導,因為這時是了解我們怎麼做事情,建立基本的知識、能力的階段。

第二階段教練型
第二階段:能力低意願低,這時對方已經有一定的能力,但還不到好,我們就需要用「指導型」的領導方式,通過提問來激發對方思考,還有哪邊可以做得更好。

一開始教部屬基本技巧,或是基本的知識,當部屬擁有了一定基礎了瞭後,接下來就是讓培養部屬思考的習慣

第三階段支持型
第三階段:能力高意願低,這類型的人才,就需要給予激勵與肯定,這時需要「支持型」的領導模式。

第四階段授權型
第四階段:能力高意願高,這些人才最有效的領導方式,來自「授權型」的領導心法,讓這些員工自主的開創。

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■通過面談來掌握部屬情況
除了在新人第一次進來的面談外,如何每個階段有效的掌握每位成員現在的情況,也就是理解現在員工的能力與意願在哪裡,最常見的就是「面談」的方式,這時會出現兩個問題:

1.面談方式
多長的時間面談?
面談的方式為何種?

2.面談內容
面談時主要討論的方向是什麼?

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■面談頻率與方式
針對第一個問題「要多久的頻率來跟員工面談?」裡面就提到「半年一次」來做面談,這種面談的時間點,不回等到年度績效的時候,又能檢視半年來的成果,以及對於管理者與員工之間的關係維持。

在面談的時候,我們主要以一對一面談的方式為主,但這不代表管理者真的只做這一次的面談。因為面談還有分「正式面談」與「非正式面談」,也就是說,平時管理者就能夠通過「非正式面談」例如像吃飯、聚餐等型態,了解員工現在的想法與意願。

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■面談內容的方向
最後一個問題,面談時,主要討論的方向是什麼,這裡的方向分為兩種,一種是「績效」層面,另一種「個人發展」的層面。

把這兩者區分開來的用意是,就是回歸到最初的聯盟關係,不僅為公司提供績效,也是在為個人成長有關。

在績效面談時,就可以結合PDCA法來作持續追蹤結果,以及調整改善,讓績效的成長按照執行計畫在進行。

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【影響力】管理者如何提升部屬戰力

■如何面談,面談能力的三指標
管理者在面談時,不僅要掌握前免面幾個關鍵問題,還需要知道「面談心法」讓你在面談時,更有效率、更精準的掌握面談者的心理需求。

這個心法就包含三個層面:傾聽能力、描繪未來能力、信心激勵的能力。

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■通過傾聽,提升下屬的工作動力
管理者與部屬面談時,要先知道對方心裡真正的想要與渴望是什麼,透過先聽對方講,再來用「誘導式提問」來引出內心真正的想要。

引導時,如何確定引導的方向是正確的,就是在提問前,思考「現在最重要的是什麼?」

另一方面,聽完對方的分享後,我們在給出建議上,不只是給出一種建議,而是多選項,像是建議一、建議二、建議三等。讓對方是「自己想到」的解決方案,此時管理者扮演的角色,是給予對方建議。

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■影響成功的潛意識
在與部屬談論未來的個人發展,或是組織的未來願景時,就需要「持續」不斷的灌輸我們能夠做到的信念。

在這書中作者有提到,表現意識占5%,潛意識有到95%,潛意識沒有時間觀念,只是跟著人很久,這些單純的潛意識,就會自然而然的表現出來,甚至無法區分意象跟現實。

透過動作反覆的練習,當這些動作做久了,就會形成個人的潛意識。這也是很多企業要求員工要遵守一些準則是同樣的道理,都是為了讓行為背後的價值觀,深刻的烙印在每位成員的心裡面。

畢馬龍效應:人心中怎麼想、怎麼相信就會如此成就。你期望什麼,你就會得到什麼。

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■「四行日記」通過日記變成理想的自己
除了從「行為」來喚起潛意識的行為,還有另一種方式,那就是「四行日記」的方式,通過突發狀況,轉變成具體的問題,最終到落實到潛意識。在撰寫四行日記時,主要依據四種思考方式:

第一段:闡述事實,依據情況真實描寫。
第二段:你的發現,結合個人觀點。
第三段:從事時當中獲,從這件事情中,個人收穫到什麼。
第四段:寫下宣言,為了轉變這件事情,你所下的決心的是什麼。

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【融入生活】加深對知識與應用的連結

■學習體悟,找出應用點
讀書會的最後,藉由每位參與者的分享,讓大家回憶起從最初到現在的所學,又哪有哪些學習點是令人印象深刻的:

1.情境領導
我們在分享中,又重新回憶起這些概念,例如用「球隊」的概念,來經營團隊,以及在「情境領導」的模型中,來了解每位成員目前所處的位置在哪裡。

2.畢馬龍效應
就是「前移默化」的要求,通過行為的一致性,來達到標準品質。也就是,你的心裡怎麼想、相信什麼,最後就會如此成就。你期望什麼,你就會得到什麼。

藉由回顧分享,讓之前學習到的知識沉澱起來,更讓這些知識連結起來,並且在你未來的思考中,成為一種思考方向。
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