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商業智慧 讀書會的N種形式

【維琪百科讀書會】《7個公式教你複雜話簡單說》簡單說七個公式教你複雜化輕鬆說

溝通時,常會出現一種情況,明明覺得,已經講得很清楚,對方卻還是不理解,其中的原因就在於,彼此對於這件事情的理解程度有落差。

原因在於,我們會先在腦海內假設好,對方也了解這些。於是在溝通上,就會不斷的講下去,忽略了,對方是否也有知道這事。反而造成對方在理解上,難以抓到要點。

為了解決這個問題,2019年五月維琪百科讀書會解讀《7個公式教你複雜話簡單說》這書主要在講述,如何在溝通時,把很難、很複雜的事情,講到對方聽得懂,簡單、明瞭。

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【01】章節分享

維琪百科讀書會的一開始,讓每位參與者,把自己閱讀到的章節,來進行整理與分享,除了能閱讀自己有啟發與收穫的章節,還能從別人閱讀後的分享中,看到不同的見解。

 

1.解開「認知落差」的階梯,拉近你與對方之間的了解

分享中就提到,未來的職場人,或是自顧者,都需要具備精練的表達能力。再來就是,擁有傳達知識與技能的能力,藉由簡單明瞭地的方式,說給不同的人聽。

有時,我們會以為理所當然的事情,對方來講,反而是不熟悉、不理解。就因為我們太習慣了,以至於,容易以命令的方式,對客戶說「這個就是這樣」。光是用這種命令的話語,就有可能讓對方產生情緒上的波動。

要解決因為太熟悉,所忽略掉對方是否也知道,在此就提到一種方法,那就是掌握「教導他人」的能力。

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在生活周遭,常會有人去找對方來請教,因為這人不只有經驗,還有著教會他人的能力。

其實,我們都要意識到,未來的某天,你也是會變資深,到時就會有人來詢問你。我們就需要思考,你所擅長的事情,怎麼讓對方學會。

當你能把能力,傳遞給其他人,讓對方也學得會,並且交由他人來執行時。這時你就能夠釋放出更多的時間與精力,放在更重要的地方,例如:學習新的技能,或研究新領域,讓你有不斷成長。

 

2.化解注意力缺失

另一位分享者,分享自己在閱讀書籍時,印象最深刻的是「引起興趣」的部分,如何講話來引起對方的興趣。

目前在社群媒體上,人們停留的注意力愈來愈短。這也意味著,你發的貼文、影片做任何事情,如果沒有在前三行,或是前幾秒鐘,抓住對方的注意力,就容易被忽略掉。

引起別人的「注意力」,讓人們「有興趣」的繼續看下去,就成為溝通上,不可或缺的一環。

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《7個公式教你複雜話簡單說》裡面直接提出,溝通最大的阻礙,是我們說了,對方「沒有興趣」,即便我們講再多,對方也會快速的遺忘掉。

針對這種情況,書裡提出一個引導點,那就是創造「興趣」。例如:如果你在面對學生時,會覺得,有很多重要事情要講,但後來卻發現,怎麼講都沒什麼助益。

我們可以換個角度來思考,如何引發學生上課的興趣,就可以說「這一題考試會考」因為接下來要說的,跟自己有關,這就會引起大家的注意。

這就是本書開頭所提到的,只有掌握「對方感興趣」、「與自己有關」的話題,就有機會吸引到對方的注意力,讓你有機會繼續講下去。

此外,我們如何知道,聽眾對什麼東西有興趣,可以在雙方交流的過程中,去找出對方在接受資訊時,對什麼有好奇的反應。當反應愈熱絡,其喜好與注意力就會愈持久。

 

3.串起溝通的節奏感:因果關係

了解說話這件事情時,從「認知落差」,以及「掌握興趣」這兩個層面來思考後,再來,還有另一個重要的觀點,那就是掌握談話的「連結度」。

好比是我們在談論話題時,有哪些點,是跟對方有連結的部分,如果沒有跟個人足夠的連結,溝通時,就會感覺提不起勁來。

強化連結度上,《7個公式教你複雜話簡單說》書中有提到一種連結法,那就是因果關係。
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因果關係的連結,主要「先講結果」,再來講原因,這種倒三角型的解說法,幫助我們建立起一整套的邏輯結構。

最基本的因果範例,是自我介紹時,以現在、過去、未來這三個時間點串起你是誰,這結構就會像:現在做什麼,還有過去,以及希望未來能帶來什麼。通過這樣的介紹連結,幫你拉近你與他人之間的熟悉感。

 

【02】導讀串聯

第二階段裡,由維琪百科讀書會幫主Vicky,導讀整本書的重點脈絡。再次喚起先前閱讀的記憶,並且把書籍的內容彙整與說明,用更系統性的串聯起整本書的架構。

通過《7個公式教你複雜話簡單說》書裡提到的幾個公式,幫助我們了解,在溝通時,需要注意的層面,以及彼此之間的先後關聯性是什麼。

此外,還強化書中知識點的運用,連結到每位參加讀書會的夥伴者身上,一邊分享,一邊點出我們可以在工作或生活上,怎麼拿來運用。
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公式一:引起興趣

喚起對方的注意力,是讓對方知道,這件事情跟自己有關。這時需要從對方的角度來看,什麼是對方有興趣,並且會在意的點。

例如:老師會講「這題會考」或是「如果你做到這件事情」,這就會喚起大家的興趣與好奇感,想要來知道這件事情。

 

公式二:理解程度

喚起注意力的同時,還要確保你說的話,能夠讓對方「聽得懂」。我們可以從「提問」來了解對方,對於這件事情的理解程度。

通常可以從解決這件事情,「需要哪些準備?」,以此為主題來思考,再從對方的回答中,釐清對方知道哪些,還有哪些還需要再了解。例如:我們可以問「你現在的進度如何?」或是「要處理哪些事情?」,這就是在了解對方的先備知識在哪裡。

 

公式三:表明目的

在喚起對方興趣,以及知道理解的程度在哪裡後,接著講述我們這次溝通的目的是什麼,例如:結婚前三個禮拜要做什麼功課,告訴對方做這些事情的目的是什麼,還有有哪些方式來達成,讓人們感覺自己對這件事擁有主控權。

又或者,像你來參加讀書會,花在這兩個小時裡,除了是了解這本書。還可以從讀書會中表明另一種目的,那就是,我們不只是說書中的內容,還透過彼此分享的方式,實際連結到你生活場景中,怎來來應用。
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公式四:展示大綱

我們在執行專案的時候,常會用時間軸來展開,什麼時間點,要做什麼事情,這就像是展現目錄大綱一樣。

例如:我們在像客戶報告時,如果一件一件事情都直接講出來,就沒有太大吸引力。因為你沒有告訴對方序列是什麼,以及現在執行到什麼程度。

當這些都能夠有系統性的講解後,對方才會清楚知道,你現在做什麼,做到哪裡。

展現內容大綱,主要用的是「整體性」的角度來出發。讓對方可以知道這些事情的架構,以及現在講解的部分,是在哪個環節上。

 

公式五:產生連結

除了用整體性的角度來看,還要抓住彼此之間的關聯性,也就是對於聽者來說,有什麼樣的關係。書裡面就講解到其中一種連結法,那就是「因果關係。」

因果關係之所以發生,原因在於,先講「結果」。因為講太久會看不到結論,這時溝通的方向就會漸漸的失焦。藉由先講解結論,讓對方知道這件事情對對方來說,會看到什麼樣的結果。接著再來聽原理,就會清楚知道,這些原理最終會是什麼。

 

公式六:具體化

溝通上如何讓人留下深刻的印象,可以透過聯想,把我們要說的話,通過一件具體化的內容來對比。最主要的作法就是舉例、故事,或是講解相關的案例,經由這些元素,讓我們在記憶時,可以通過回想起這個案例,聯想到你說著內容。

 

 

【03】心法串聯

我們在與對方溝通的過程中,可以運用哪些公式,來吸引並打動對方。

最後一環節裡,維琪百科讀書會幫主Vicky,再進一步從「心法」的角度來探討,設計溝通的結構上,以什麼心法來串聯起溝通的脈絡與吸引力。

換言之,就在說話之前,會先去找出,對方希望聽到什麼樣的結果。這時在回推,以什麼樣的內容來給予,這種心法,就是在確保內心時刻保有「對方的真實需要」。

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第一心法:逆向設計,以結果回推內容方向

所謂「逆向設計」是從對方希望聽到的結果來思考,要呈現什麼樣的內容,會是對方想要的。

同樣對於你的客戶來講也是一樣,先從客戶的最終目的,來逐步反推,該講解什麼樣的內容來給對方。

例如,有學生來找你問,有關創業的事情。如果只是講,創業要具備哪些技能要素,對方可能會聽不太全。我們可以讓具體會需要哪些技能,例如:簡報設計、提案企劃,再來給出相對應的學習資源。

第二心法:卸除對方心防,創造在一起的合作關係

與人溝通時,如何讓對方聽得進去,還牽涉到一個重要的心理因素,那就是「這個人相不相信你」,信任感的建立,有兩種做法:第一,讓他感覺有信心;第二,建立起在一起的合作感。

第一,讓他感覺有信心
也就是讓他覺得,這件事情容易上手。例如:不用說這件事情很難。反而是轉個方向,說「你只要上完課,就會了,其實你也是做得到的」。強化對方對於這件事情的信心。

再來不要否定對方,因為有些人會覺得,只要有一點點的否定字句,就會冒出到不好的想法,或是感覺這是一種暗示。

第二,建立「在一起」的合作感
要解決這問題,就要從「我們在同一陣線上」來出發,讓對方感覺你是跟他在一起,每次接觸,都是想進去。

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這次維琪百科讀書會的尾聲中,交由每位參與者分享今天的學習,怎麼連結到生活中。其中一位分享到,回到公司在販賣產品時,可以套用前面提到「引起興趣」的角度來思考,哪些要素是對方感興趣的。

例如:速度快、價格低廉等,當這些激發用戶對於這產品有興趣後,緊接著,來展現「大綱」,把時間流程,具象化的顯示出來,最後展示出「具體化」的設備。

通過這次讀書會的學習,讓我們在與對方溝通時,能夠更清楚的知道,還有哪些層面是我們要注意,以及該以什麼樣的「心法」來強化溝通的內容。

 

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