fbpx

Blog

商業智慧 讀書會的N種形式

【戰略讀書會】《復盤》復盤的力量:如何以10倍速來推動組織的成長飛輪

2019年五月戰略讀書會由Steven來為我們導讀《復盤:對過去的事情做思維演練》,這本書探套了,我們如何在每次行動結束後,總結與討論出有更有效的行動方案。

所謂「復盤」就是圍棋裡的一種學習方式,也就是再下一遍棋盤,看哪裡下的好,哪裡需要調整,經由反覆推演與路徑的判斷來做檢討。

當「復盤」的概念帶入到企業中,又該怎麼實現,以及復盤的過程,有哪些細節需要注意,藉此來喚起人才與組織效能的有效反饋,最終反饋組織的持續增長。

20190531戰略讀書會01.png

 

 

【01】復盤的價值:從行為經驗中,萃取出未來的有效行為

Steven分享復盤的意義在於,把過往的經驗與教訓,轉化成團隊向上的動力,通過他人或親身的經歷再走過一次,重新檢視這過程裡,會經過什麼,每個環節中,又有哪些細節,需要釐清與注意的。

例如:美軍在作戰上,通過復盤的力量,獲得新的自我再造能力。執行任務時,常會遇到一些不可預測的突襲事件。為了避免這些突發的風險,導致人員的傷亡。為此,美軍花了很多時間來省思,如何有效的反思。

這種復盤行動的發起,對於參與者來說,有著深切的直接感,加上大家都想要避免在戰場上出人命,排除生命會遇到的種種威脅,於是不斷的探討這些問題該如何解決,也強化了彼此的學習意願。

20190531戰略讀書會02.png

「復盤」不僅是一種反思,更是確保我們在未來的執行中,能夠以更高效率,更低損耗的方式來執行。

 

 

【02】為何復盤重要:傳承經驗,提升執行力,總結規律固化流程

為什麼需要復盤,Steven提到,復盤是為了避免我們,在同一件事情上,再次犯錯誤。同樣的,即使一件事情做得非常成功,也需要從中找出可能的原因。因為我們要判別,這件事情的成功是「能力」還是「運氣」。

我們剛才講了「復盤」的概念後,除了是總結或檢討,更是從獲得的訊息與邏輯之間來驗證關係的有效性。

要達到這種成效,就要先思考,一場有效的復盤,需要具備哪些原則,書裡提到幾個方向,分別是:學習導向、三不原則、向內省思。

20190531戰略讀書會03.png

第一,學習導向:復盤後的行為轉變
通過驗證的方式來推演,現在的成效,是如何被證實,或是因為哪些環節的調整,可以讓整體的效果更好。

復盤的產出上,將以學習為導向,讓參與復盤的人,了解、掌握復盤後的結果,以此來展現每次復盤的成果。

第二,三不原則:不批評、不責備,不表揚
開檢討大會時,常常會陷入一種抓戰犯的方向來思考,認為這件事情的過失,全都來自他人。

要真正發揮復盤的效果,需要塑造出「不批評、不責備,不表揚」的氛圍,以此來聚焦,從經驗中萃取出實際的改進方向。

這樣才不會只停留在事情的表層上,讓我們可以更深層次的挖掘,還有哪些關鍵的成功因素。

20190531戰略讀書會04.png

不追究,不表揚,背後的意義在於:「用心平氣和地心境來看。」

當主管認為這件事情做得好,也不表示不需要檢討,因為一但表揚就沒有檢討的感覺。

即便你做得很好,過程中還是有機會看到,哪些地方能做得更好。所以不表揚的用意在於,聚焦在還有哪些可以做得更好的點,而非注視眼前的成功。

不追究責任,當我們在復盤的時候,直接追究責任,就會把焦點放在誰的責任。但是在復盤中,反而是要聚焦在,還有哪些地方可以更好的,或是之前做得不錯的。就可以先跳脫成敗論的陷阱,從而更有針對性地找出,更有效的運作方式。

 

第三,向內省思:內省到共同成長
當有了不批評、不責備、不表揚的三個條件,所形塑出環境的氛圍,這時的溝通,才會有真正的開放性,讓人們真正去學習、去反思。

然而,復盤時,所有人都是向外看,反而容易關注他人的缺失,進而失去了復盤的焦點。所以,需要讓參與者知道,復盤時還要「向內省思」,藉由反思來沉澱經驗,萃取出各自在哪些環節可以更好。並且實際來進行調整,進而轉化成學習需求。

這時的復盤,就不需要跟績效掛勾,以及沒有哪件事情不能討論。這樣才能降低其他額外的干擾因素,使復盤的成果,對應到原本的初衷。

 

 

 【03】釐清助力:找出目標設定與復盤之間的關聯性

除了掌握復盤的要點,接著就是釐清「復盤」與「目標設定」之間的關係,以此來掌握復盤的實際作用。

首先,先來探討,目標設定的意義,最基本的就像是制定KPI。這個KPI的指標,有一件重要的使命,那就是當環境發生變化時,還能確保我們達到KPI的要求。換言之,KPI的存在,就是為了抵抗環境的變化,所以才會在一開始訂定KPI。

為了讓我們有能力達到KPI的指標,就需要在設定KPI前思考,有哪些基本的因素,能夠抵抗環境的變化,也就是我們可以掌控的部份。

20190531戰略讀書會05.png

當KPI設定好後,如何化解,環境突然面臨嚴峻挑戰。這時需要把還原事實,並且做差異分析。

復盤的執行點,就在這時刻,通過差異分析,找出「目標」與「成果」之間的差別在哪裡,哪些事情拉近了距離,哪些事情延遲了我們達到的成效。

另外,還要了解每個人對於目標的共識不同,當環境不好時,就有可能會把目標往下調整。

分析「過程」與「結果」時,我們可以先逐一列出聚焦的要點,主要從三個方向來思考:

第一:可改進強化點
第二:需要保存點
第三:新方法的調整

 

【04】復盤內容的方向

Steven提到,前面我們從復盤的精神與應用的時機後,緊接著,就是確認哪些內容的方向,是我們要關注。

主要聚焦在三個層面,分別是「可複製」、「廣度性」、「深度性」。

20190531戰略讀書會06.png

通過這三個方向,就是復盤的指引點,讓每次的個人經驗萃取上,針對行為與結果,進行深度的理解與全面的審查,並讓這些結果,有機會傳遞到每個人的執行上。

1.持續性:可複製,傳承有效經驗
復盤的結果,要先能區分,這件事情是不是能被學習,再來拆解成學習要素:例如知識、技能、心法等,把這次復盤的結果,轉化成可複製的學習要點。

復盤的另一個重點,就在於「反思」,把那些成功與可以改進的部分來做分析,並且確保這些成功要素,能夠被確切發展出來。所以在面對成功的部分時,主要萃取其中的之學習要素。

2.廣度性:找出隱密在不同層面的危機因子
此外,還找出還有哪些外界環境的變化,與沒有被覺察出來隱密因素,通過跨領域,不同視角來不斷找出更全面的影響因素。

除了客觀因素所導致的結果,還有哪些是我們未曾覺察到的影響因素。這些都會對我們來講,都會對於執行任務時,出現狀況後,立即知道該怎麼進行調整。

3.深度性:挖掘本質性,找出可遷移到不同了領域基本特性
透過問題分析,來不斷探究,現在為什麼會有這樣的行為,以及在這些情況下,目的是什麼,哪些是不必要,能直接割捨,卻又能創造出相同的結果。

透過問題來不斷的深入探討,以此來找出這件事情的核心意義是什麼,也就是「本質性」。

 

 

【05】個人復盤的關鍵思路

《復盤》書裡除了探討組織、專案等復盤的思路,其中還包含了一個跟自身有關的復盤方式,那就是「個人復盤」。

個人復盤在談論「哪些事情要拿來復盤」,主要以新的、有價值的事情來出發,例如:長期投資、閱讀、運動等。每天花一些時間來思考,哪些事情做對,哪件事情做成功,哪些事情需要減少,哪些事情需要割捨掉。

個人的有效復盤,同樣有著基本的特性,基本包含了:誠實面對、紀錄要點、保持開放
20190531戰略讀書會07.png

第一,誠實面對自己
個人復盤時,相較於團隊間的復盤,卻少了團隊力量,所以會更需要有「誠實性」。

當釐清「現實」與「目標」之間的差距後,如果把目標往下降,這也就違反我們是否有誠實的面對我們自己。

所以做復盤後,還要再來釐清,有哪些地方的條件還不足夠,例如:能力、資源等,這時復盤的結果,就會找出有些地方需要向上調整,以達到我們最初設定的目標,而非見到達不到目標,就直接調降目標。

第二,紀錄要點
當明確要調整的地方後,緊接著列出執行項目的要點,讓這些調整可以被明確化,知道現在在哪裡,對於達到目標,還有多少的差距。

第三,保持開放心態
有時會太快掉進結論,讓自己認為這件事情不行,於是就直接放棄。然而,復盤的作用,就是在提醒我們,還有哪些地方可以強化,還有哪些資訊是我們未曾發現的。

這些基礎就來自,開放的心態,讓我們面對結果時,不會因為結果就直接下定論,而是從中找出,還有哪些方向是我們可以調整,讓我們能夠達到目標。

 

【06】團隊復盤的執行清單與注意事項

團隊復盤時,怎麼來執行復盤會議,也就是會議前要先思考,對什麼進行復盤,要達到哪些目標,哪些人要來參加。讓我們能夠明確知道執行步驟,就可以依據團隊的情況來製作專屬的復盤清單,例如在下方,條列了我們需要思考到哪些事情:

20190531戰略讀書會08.png

一、開場目標:講述目的時,我們要談論什麼
二、創造與議會氛圍:不批評、不表揚、不究責,
三、分析重點:
1.找出實際發生什麼以及結果
2.差異的原因該如何改進

四、全員表達:讓每個人都有表達以及分享的時間
五、檢討反思:復盤的行動有沒有到位,哪些要改進之處,著重落實與到位

有了復盤的基本要素後,就可以帶入時間,也就是先後順序,以此來全面設計出專屬於團隊內部的復盤流程:

20190531戰略讀書會09.png

第一階段:回顧與紀錄
回顧跟紀錄這階段,主要客觀的實事求是,而非以我們主觀來看到,並且讓每個人都有參與和分享,確保在復盤時,能夠用全面的角度來檢視。

第二階段:分析與反思
進入到反思階段時,要強調開放立場的氛圍,把握不批評、不究責、不表揚的三不原則,接著再來分析:哪些事情成功?哪些做好?哪些做得不到位?

並且要求各自在反思時,向內思考,明確說明,哪些環節裡,我們要重點檢討,又或者,挖掘這件事情的亮點在哪裡,讓我們在復盤上,不只看到缺失的環節,還能夠強化已經做好的部份。

第三階段:萃取與提煉
我們在過程中找到哪些「可以延續」,以及「需要改善」。再來針對不足的部份,進行強化與補充。

第四階段:轉化跟運用
預設目標到實施,讓復盤後的結果,通過學習到行為上的轉變,提升運作效能。

最後在團隊內部的復盤,牽涉到的人較多,還需要關注兩個層面的因素,那就是「週期性」與「影響者」。

1.週期性
所謂週期性是,針對年度目標下來後,設定固定頻率,定期來做回顧的復盤會議,以此來掌握,現在的行動計劃中,還有哪些行為是我們可以調整的,藉此來加速達成目標的成效。

2.影響者
有時復盤的事情,需要有跨部門的人與資源來進行,如果遇到這些阻礙時,至時就需要有主管站出來協調。

【07】組織文化:團隊能否有效復盤的關鍵

最後我們從文化與價值觀的層面來分享,團隊復盤的過程中,最重要的在於,塑造出適合復盤的氛圍,也就是強調不究責、不批評、不表揚,有點像是「懸掛假設」,先把結果先抽離出來。

這時聚焦在「為什麼會這樣」來逐步探討,這件事情對於整體的文化、組織、個人還有哪些成果需要轉變,來進一步發展出。

當我們擁有多元的對話空間,才能夠繼續去探討,哪些地方做得辛苦,哪裡可以做更好。
20190531戰略讀書會10.png

在會議中不去批評,其實就在創造,雙方可以「平行」對話的空間,而不是成敗論,就以真實的還原事實。

有時就會為了追究責任,而錯失了把經驗轉化成全部人的經驗,因為失敗是可以學習,這是組織學習很重要的一部分。

要建立有效復盤的組織,就需要先撇除掉向外看,把責任推舊於他人。而是要創造出,照鏡子般的,向內自省,自我檢討。

當這種思考的方向轉化後,經歷幾次復盤式的檢討,就會逐漸感染到整個組織的文化,這就是文化的價值。

再來通過文化的力量,不斷積累出團隊的向心力,也就是個環節的進步,都會加速推動成長飛輪速度,因為每個環節的強化,都是在替團隊復盤的整體價值不斷疊加。

 

20190531戰略讀書會11.png

 

20190531戰略讀書會12.png

持續關注我們

書粉聯盟官方網站https://lihi1.cc/LT9p4

書粉聯盟粉絲專頁https://lihi1.com/4HHIg

共讀的力量社團https://lihi1.cc/8mSoS

書粉聯盟Youtube頻道https://lihi1.com/wTu5k

發佈留言

發佈留言必須填寫的電子郵件地址不會公開。 必填欄位標示為 *