fbpx

Blog

學習思考 讀書會設計

【青塘園悅讀趣讀書會】《邏輯會議主持術》如何更高效開會的三大指南:會前準備|流程設計|引導技法

會議,怎麼開才是「有效」的會議,這次青塘園悅讀趣讀書會,我們從,《邏輯會議主持術》分享,會議前期的準備,會議流程設計,以及會議間的討論怎麼思考,進行逐一的分享導讀。

 

20200220青塘園悅讀趣01.png

 

20200220青塘園悅讀趣02.png

20200220青塘園悅讀趣03.png

20200220青塘園悅讀趣04.png

【1】會議前準備

會議設計者,需要做好哪些準備。

20200220青塘園悅讀趣05.png

【1-1】會議前的五大思考面
開會前,我們需要先盤點出,此次會議要準備哪些資料,分別為:

目的:會議為了討論什麼?
目標:本次會議希望達成什麼結論?需要討論到什麼程度?
議題:為了達成目標,需要具體討論哪些議題?
流程:排序各議題的順序,以及各議題需要的時間?
規則:為了得到結論,參加會議需做好哪些心理準備?

 

20200220青塘園悅讀趣06.png

 

【1-2】會議是為了誰而開?
為了達成會議的目的與目標,有哪些人需要來開會議。

避免會出現「為開會而開會」的形式。

開會前,需要質疑,參與會議者的「必要性」,針對議題來思考,哪些人對會議產出有影響。

 

20200220青塘園悅讀趣07.png

 

【2】議題設計

如何設計會議的「議題」,讓大家知道怎麼「思考」。
20200220青塘園悅讀趣08.png

 

【2-1】喚起想法的議題設定
會議中,如何激發起大家討論的創造性,這需要用「問句」來設定議題。

如果只用名詞來呈現,如「關於減少間接費用」,大家的想法,就會被限制在,如何減少間接費用,反而忽略增加營收的思路。

所以在議題設計,可以用「問句」的形式提出,如:「減少間接費用,對我們而言是重要的課題嗎?」、「該如何做才能減少間接費用?」

通過問句,來激發議題上的討論。

 

20200220青塘園悅讀趣09.png

 

【2-2】聚焦目標的精準度
開會,除了要設定目標外,更需要讓目標可以衡量。

例如:針對「如何減少無意義的工作?」的議題。我們的預期目標,可能是列出哪五項無意義的工作,或是找出提升工作效率的十種行為。

這種量化指標,能幫助會議的產出,進行歸類與聚焦。例如:會議上出現大量的意見,聚焦想法的方式,可以設計目標數字,好比要求提出十項。

 

20200220青塘園悅讀趣10.png

【3】會議流程設計

會議的「有效」性,來自是事前的縝密規劃,包含了「流程設計」、「時間控管」。

 

20200220青塘園悅讀趣11.png

 

【3-1】提升效率的會議提問
構思會議流程時,怎樣的步驟,可以更有效的達成目標。

例如:「訂定今年員工聚餐的地點?」將問題依時間順序排列:

目標確認:這場聚餐是為了什麼?
確認條件:之前有哪些先決條件?
會議參與者的提案:想去什麼地方?想去該地方的理由?
設定判斷條件:聚餐的目的地,需要符合哪些條件?
重新檢視:判斷條件,是否有更好的提案地點?
價值判斷:以判斷條件,篩選最適合的目的地在哪?

藉由這些問題,在會議討論時,能夠漸進式的聚焦會在會議進度上。

 

20200220青塘園悅讀趣12.png

 

【3-2】流程的精細化設計

設計完流程架構,以及各議題間的細項流程,接著就是將「時間」與「目標」帶入到流程中,規劃各階段預計要花多少時間,以及各階段關鍵目標。

例如:我們在設定時間,以「議題」來預計時間與階段目標。
第一階段:全員達成會議目的的共識。【5分鐘】
第二階段:與會議者確認聚餐的條件。【5分鐘】
第三階段:提案地點以及討論理由。【15分鐘】
第四階段:設定三個條件,用來篩選出目的地。【10分鐘】
第五階段:提出三個處地點之外的候補。【10分鐘】
第六階段:最終決定員工聚餐的地點。【15分鐘】

當你設定好各階段的預估時間,就可以推算整場會議需要的時間。

 

20200220青塘園悅讀趣13.png

【3-3】會議目的的階段分割

會議進行到發表意見的階段,如何避免,他人直接提出意見後,直接做出評斷,導致會議的氣氛變得很沉重,最終沒人想提出自己的想法。

為了在創意思考的階段,讓每個人都能分享到,會議的流程設計中,就需要,把「集思廣益」與「評價抉擇」,進行流程上的區分。

我們可以在會議前,先與全體與會者,確認本次會議的進行方式,讓大家清楚知道,各個階段的目的,以及要用什麼樣的行為來參與。

 

20200220青塘園悅讀趣14.png

 

【4】會議引導者

提升會議交流效益的關鍵要角。
20200220青塘園悅讀趣15.png

 

【4-1】會議引導者的關鍵五力

會議引導者,如何在討論中,創造出「有效」的會議氛圍。其中,就包含了:

第一,重點擷取:達成同頻的轉譯者
第二,精簡能力:確保分享切合主軸
第三,話語明確:將模糊話語的解碼
第四,重構話語:化解衝突的重述力
第五,激發討論:創造想法交換的時刻

 

20200220青塘園悅讀趣16.png

【4-2】重點擷取:達成同頻的轉譯者

對於會議的引導者,學會「重點擷取」的能力,這也是會議引導者的基本功,可以幫助你與參與會議者,了解彼此的話語,是否在同樣的頻率上。

提升重點擷取的能力,可以從「重複對方的發言」開始,先學會不遺漏,不帶任何判斷來陳述對方的意見。

最有效的方式,是對發言者的話語「重新陳述」。例如:用「您的意思是這樣沒錯吧──」將重點進行摘要與確認。

除了能釐清各個論點的重點,更重要是,讓他人聽到意見的摘要。

 

20200220青塘園悅讀趣17.png

【4-3】精簡能力:確保分享切合主軸

當遇到與會者太長的發言時,就需要重點擷取。

擷取重點的判斷標準,是針對「有回答到議題」的部分。對於不在討論範圍的內容,不論內容有多打動人心,也是需要選擇割捨,聚焦在議題上,避免浪費大家的時間。

 

20200220青塘園悅讀趣18.png

【4-4】話語明確:將模糊話語的解碼

對於對方分享曖昧不明的說法時,容易讓大家的想法產生分歧。

要讓大家處在同樣的頻率上,擁有相同的共識,需要用更具體點的話語來呈現。

最有效的解決方式,你可以提出「比方說是?」、「具體來說?」,主動讓對方講得更具體。

只有當話語愈具體明確,會議的共識,才會更加緊密。

 

20200220青塘園悅讀趣19.png

【4-5】重構話語:化解衝突的重述力

會議上,要想讓對方更進一步的發言,可以用「換句話說」最常運用就是在,將負面的意見轉向正面

當會議出現衝突時,導致與會者的情緒低落,或是有人開始批評在場的人。會議引導者要化解這種情況,可以用「換句話說」將負面的意見,轉向正面。

例如:當有人反應「我們的經理,都不會下具體的指示?」,會議引導者,可以這麼說「原來如此,也就是說,你們經理不希望你們一個指令一個動作,不停的命令你們。」

這種技巧,就是話語的「重構」,把「負面」的意見轉向「正面」。

 

20200220青塘園悅讀趣20.png

 

【4-6】激發討論:創造想法交換的時刻

前面提到,來參加會議的人,都需要有「必要」的條件。這意味著,每個人的意見,都是非常重要。所以,引導者必須創造出,讓每個人分享的機會。

因為愈困難、愈核心的問題,更需要大家一起來思考答案,才能更為全面的找出,突破困境的解法。

創造完整表達的方式,可以從「保留時間思考」以及「寫下各自的意見」
第一,保留時間思考:給大家兩到三分鐘的時間,思考還有哪些作法,或是思考的方向是否需要重新轉換。
第二,寫下各自的意見:請大家把各自的想法與意見寫下來。最後在白板上,將大家的想法進行確認,歸納與,篩選出價值排序。

 

20200220青塘園悅讀趣21.png

20200220青塘園悅讀趣22.png

20200220青塘園悅讀趣23.png

點此查看簡報檔案

持續關注我們

書粉聯盟官方網站https://lihi1.cc/LT9p4 書粉聯盟粉絲專頁https://lihi1.com/4HHIg 共讀的力量社團https://lihi1.cc/8mSoS 書粉聯盟Youtube頻道https://lihi1.com/wTu5k

發佈留言

發佈留言必須填寫的電子郵件地址不會公開。 必填欄位標示為 *